En avril dernier, le groupe ISACA a publié la nouvelle version de son guide de management à l’attention des directions informatiques : le COBIT-5. Son titre précise son objectif : « Un cadre professionnel pour la gouvernance et le management de l’informatique des entreprises ». Sa caractéristique majeure est, comme nous allons le voir, de ne pas limiter le champ de son observation au monde de l’informatique mais d’avoir une approche globale sur toute l’entreprise.
Le présent article se compose de deux parties : la première est consacrée à la présentation de COBIT-5, et la deuxième à des propositions de perfectionnement qui nous paraissent utiles pour les directions informatiques qui souhaitent tirer tous les avantages de la démarche proposée par COBIT-5.
Les grands principes qui structurent COBIT-5 et leur application
Cinq grands principes structurent COBIT-5 : identifier les besoins des parties intéressées, couvrir l’entreprise dans toutes ses dimensions, mettre en oeuvre une approche intégrée, appliquer une vision holistique de l’entreprise, distinguer la gouvernance et le management.
Voyons dans le texte lui-même la description de ces cinq principes.
Principe 1 : identifier les besoins des parties intéressées. « Les entreprises existent pour créer de la valeur pour les parties intéressées en recherchant un équilibre entre trois objectifs : la réalisation de bénéfices, l’optimisation du risque et l’optimisation de l’utilisation des ressources. COBIT-5 permet à tous les processus concernés et autres intervenants d’assurer la création de valeur avec l’aide de l’outil informatique. Du fait que l’entreprise a différents objectifs, elle peut customiser COBIT-5 de manière à l’adapter à son contexte propre grâce à la « cascade d’objectifs », par la transformation des objectifs de haut niveau de l’entreprise en objectifs spécifiques, maîtrisables par le management et en lien avec le système informatique, tout en reliant ceux-ci aux processus et aux pratiques spécifiques ».
Principe 2 : couvrir l’entreprise dans toutes ses dimensions. « COBIT-5 intègre la gouvernance de l’informatique de l’entreprise dans la gouvernance de l’entreprise :
- il couvre toutes les fonctions et tous les processus de l’entreprise ; COBIT-5 ne se limite pas à la fonction informatique mais traite l’information et les technologies associées comme des atouts qui doivent être considérés par tout un chacun dans l’entreprise exactement comme tout autre atout.
- il considère tous les outils informatiques de la gouvernance et du management comme couvrant toute l’entreprise dans tous ses aspects, c’est-à-dire en y incluant toute personne et tout moyen – interne et externe – pertinent par rapport à la gouvernance et au management de l’information de l’entreprise et associé à l’informatique ».
Principe 3 : mettre en oeuvre une approche intégrée. « Il y a beaucoup de normes et de bonnes pratiques relatives à l’informatique, chacune se présentant comme un guide pour un sous-ensemble des activités informatiques. COBIT-5 se positionne à un haut niveau, au même titre que d’autres normes et guides pertinents, et par conséquent peut être utilisé comme un excellent cadre professionnel pour la gouvernance et le management de l’informatique des entreprises ».
Principe 4 : appliquer une vision holistique de l’entreprise. « Une gouvernance et un management efficaces et efficients de l’informatique de l’entreprise requièrent une approche holistique prenant en compte plusieurs éléments en interaction. COBIT-5 définit un ensemble d’outils d’aide à l’implémentation d’une gouvernance et d’un management complets de l’informatique des entreprises. Les outils sont définis en gros comme quelque chose qui peut aider à l’obtention des objectifs de l’entreprise. Le cadre professionnel de COBIT-5 définit sept catégories d’outils : 1) les principes, politiques et cadres ; 2) les processus ; 3) la structure organisationnelle ; 4) la culture, l’éthique et le comportement ; 5) l’information ; 6) les services, l’infrastructure et les applications ; 7) les ressources humaines, les talents et les compétences ».
Principe 5 : distinguer la gouvernance et le management. « Le cadre professionnel de COBIT-5 distingue clairement la gouvernance et le management. Ces deux disciplines regroupent différents types d’activités, requièrent différentes structures organisationnelles et servent des objectifs différents. La vision de COBIT-5 sur cette distinction-clé entre gouvernance et management est la suivante :
- la gouvernance assure que les besoins, les conditions et les options des parties intéressées sont évalués en vue de déterminer les objectifs appropriés et convenus pouvant être atteints par l’entreprise ; de définir une orientation dans le cadre des priorités et des décisions adoptées ; et de maîtriser la performance et la conformité dans le cadre d’une orientation et des objectifs convenus.
Dans la plupart des entreprises, la haute gouvernance est de la responsabilité du comité de direction sous la conduite du président. Les responsabilités de gouvernance spécifiques peuvent être déléguées à des structures organisationnelles spéciales à un niveau approprié, en particulier dans les entreprises grandes et complexes.
- le management couvre les activités de planification, de conception, de production et de pilotage en phase avec la direction mise en place par l’équipe de gouvernance en vue d’atteindre les objectifs de l’entreprise.
Dans la plupart des entreprises, le management est de la responsabilité du management d’exécution sous la conduite du directeur général.
Ensemble, ces cinq principes permettent à l’entreprise de mettre en place un cadre efficace pour la gouvernance et le management qui optimise l’investissement en système d’information et en technologie et de l’utiliser au bénéfice des parties intéressées ».
Un aspect intéressant est la « cascade d’objectifs », qui synthétise la démarche. A partir des besoins des parties intéressées en termes de réalisation de bénéfices, d’optimisation du risque et d’optimisation des ressources, est défini un premier niveau d’objectifs pour l’entreprise. Ceux-ci sont déclinés en objectifs relatifs à l’informatique, lesquels sont eux-mêmes déclinés en objectifs relatifs aux outils.
Deux autres aspects particulièrement intéressants sont fournis par les principes 1 et 5.
Le premier principe de COBIT-5 présente une grille de 17 objectifs génériques – pour l’entreprise et pour le système d’information, répartis en quatre groupes conformément au découpage de l’approche « Balanced Scorecard » : objectifs financiers, objectifs relatifs aux clients, objectifs liés à la production et objectifs liés à la formation et au développement.
Le cinquième principe de COBIT-5 répond à une grande question que se posent tous ceux qui se préoccupent d’identifier les processus d’une entreprise. D’après notre propre expérience, le système de management d’une entreprise de petite taille en contient une dizaine tandis que celui d’une très grande entreprise en contient de l’ordre de 30 à 35. Le cinquième principe confirme cette analyse puisqu’il identifie 36 processus génériques dans une entreprise.
Il y a encore deux autres chapitres de COBIT-5 qui sont consacrés à l’implémentation du cadre préconisé et à un nouveau « modèle de capabilité des processus ».
COBIT-5 distingue sept étapes dans le cycle de vie d’une implémentation : l’initialisation du projet, l’identification des difficultés et des opportunités, la définition des grands axes du plan d’action, la planification, l’exécution du plan, la réalisation des bénéfices et la mesure de l’efficacité.
Quant au nouveau « modèle de capabilité des processus », COBIT-5 enrichit le modèle de maturité de COBIT 4.1. Sans changer le nombre de niveaux, limité à six (de 0 à 5), il redéfinit en partie leur contenu. Voici la nouvelle définition des niveaux de maturité :
Niveau 0, processus incomplet. « Le processus n’est pas implémenté ou échoue à atteindre sa finalité. A ce niveau, il y a peu ou pas de preuve d’une atteinte systématique de la finalité du processus ».
Niveau 1, processus opérationnel. « Le processus implémenté atteint sa finalité ».
Niveau 2, processus managé. « Le processus précédemment décrit est maintenant implémenté de manière à être managé (planifié, piloté et ajusté) et ses produits sont établis de façon appropriée, contrôlée et maintenue ».
Niveau 3, processus établi. « Le processus précédemment décrit est maintenant implémenté en utilisant une procédure définie afin d’assurer qu’il fournisse effectivement les produits prévus ».
Niveau 4, processus prédictible. « Le processus précédemment décrit opère maintenant à l’intérieur de limites définies de manière à fournir les produits prévus ».
Niveau 5, processus optimisé. « Le processus précédemment décrit est continuellement amélioré de manière à atteindre les objectifs pertinents de l’entreprise, courants et futurs ».
La deuxième partie de la tribune de Georges Jacovlev, portant sur un perfectionnement possible de COBIT-5, sera publiée dans quelques jours.
Ingénieur et économiste de formation, Georges JACOVLEV exerce actuellement en tant que consultant et conjugue deux compétences : l’accompagnement des entreprises dans la mise en oeuvre de systèmes de management intégrés (qualité, environnement, santé et sécurité) et l’assistance à maîtrise d’ouvrage des systèmes d’information. Grâce à la combinaison de ces deux expertises, il assure aux entreprises « l’alignement stratégique » de leur système d’information, ce qui permet d’accroître la flexibilité de celui-ci et de réduire d’une manière importante les coûts informatiques.